CRM, ERP, DMS & Co. — was ist was? Der Software-Dschungel einfach erklärt

Wer sich heute nach einer Software für den eigenen Betrieb umsieht, stolpert schnell über eine Wand aus Abkürzungen: CRM, ERP, DMS, Warenwirtschaft, Faktura. Klingt kompliziert, ist es aber im Kern nicht. Jede dieser Abkürzungen steht schlicht für einen bestimmten Bereich Ihrer täglichen Arbeit — genauso, wie Sie in der Werkstatt unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben haben. In diesem Artikel gehen wir die wichtigsten Begriffe der Reihe nach durch und erklären jeden mit einem einfachen Beispiel aus dem Alltag. Am Ende wissen Sie genau, was was ist — und ob Sie wirklich alles einzeln brauchen.

CRM — die Software für Ihre Kundenbeziehungen

CRM steht für „Customer Relationship Management", zu Deutsch: die Pflege Ihrer Kundenbeziehungen. Stellen Sie sich das wie ein sehr gut geführtes Kundenbuch vor. Früher hatten viele einen Karteikasten oder einen dicken Ordner, in dem stand, wer wann was bestellt hat, wer noch einen Rückruf braucht und bei welchem Kunden man vor drei Wochen ein Angebot abgegeben hat. Genau das macht ein CRM — nur digital und für alle im Team an einem Ort.

Ein Beispiel: Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand seines Angebots. Statt in Zetteln und E-Mails zu suchen, sehen Sie mit einem Klick, was besprochen wurde, was er zuletzt gekauft hat und wann Sie sich das nächste Mal melden wollten. Das CRM sorgt dafür, dass kein Kunde und keine Nachfrage vergessen wird.

• Alle Kontaktdaten und Ansprechpartner an einem Ort
• Der komplette Verlauf: Anrufe, Angebote, Gespräche
• Erinnerungen an Rückrufe und Nachfassen bei Angeboten

ERP — das zentrale Nervensystem des Betriebs

ERP steht für „Enterprise Resource Planning", also die Planung aller Ressourcen im Unternehmen. Das klingt sperrig, meint aber etwas sehr Bodenständiges: Ein ERP verbindet die verschiedenen Bereiche Ihres Betriebs miteinander, damit die Zahlen und Abläufe zusammenpassen. Einkauf, Lager, Aufträge, Rechnungen, manchmal auch Personal und Buchhaltung — alles greift ineinander.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt zehn Bauteile. Ein ERP prüft, ob genug im Lager ist, reserviert die Ware, löst bei Bedarf eine Nachbestellung aus und bereitet die Rechnung vor — ohne dass jemand die Zahlen von Hand von einer Liste in die nächste überträgt. Das ERP ist sozusagen die zentrale Schaltstelle, in der alle Fäden zusammenlaufen.

DMS — Ordnung für Ihre Dokumente

DMS steht für „Dokumentenmanagement-System". Vereinfacht gesagt ist das Ihr digitaler Aktenschrank — nur dass Sie nie wieder durch Ordner blättern müssen. Jede Rechnung, jeder Lieferschein, jeder Vertrag wird sauber abgelegt und ist in Sekunden wiederauffindbar.

Ein Beispiel: Das Finanzamt fragt nach einer Rechnung von vor zwei Jahren. Statt im Keller Ordner zu wälzen, tippen Sie den Namen des Kunden ein und haben das Dokument sofort vor sich. Ein gutes DMS hilft auch dabei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und Dokumente revisionssicher zu speichern — also so, dass nachträglich nichts unbemerkt verändert werden kann.

• Rechnungen, Verträge und Lieferscheine zentral abgelegt
• Volltextsuche statt Blättern im Aktenordner
• Sichere Aufbewahrung nach den gesetzlichen Vorgaben

Warenwirtschaft & Faktura — vom Lager bis zur Rechnung

Die Warenwirtschaft — oft „Warenwirtschaftssystem" oder kurz WaWi genannt — kümmert sich um alles rund um Ihre Waren: Was ist auf Lager, was geht raus, was muss nachbestellt werden? Sie ist eng mit dem ERP verwandt und in vielen Systemen sogar ein Teil davon. Für Betriebe mit Lager und Handel ist sie das Herzstück.

Die Faktura wiederum ist schlicht das Fachwort für die Rechnungsstellung. Sie sorgt dafür, dass aus einem Auftrag am Ende eine korrekte Rechnung wird — mit den richtigen Preisen, der passenden Mehrwertsteuer und einer sauberen Nummerierung. Ein Beispiel: Sie liefern eine Ware aus, und die Faktura erstellt daraus automatisch die Rechnung mit allen Positionen, die der Kunde bestellt hat. Warenwirtschaft und Faktura arbeiten dabei Hand in Hand — die eine weiß, was rausgeht, die andere schreibt die Rechnung dazu.

Muss ich das alles einzeln kaufen?

Die kurze Antwort: nein. Und genau hier liegt der häufigste Denkfehler. Viele Betriebe kaufen sich über die Jahre ein CRM hier, ein Rechnungsprogramm da, dazu eine Lösung für Dokumente — und plötzlich hat man vier Programme, die nicht miteinander sprechen. Dieselben Kundendaten stehen an drei Stellen, und keine ist wirklich aktuell. Statt Zeit zu sparen, tippt man Zahlen von einem System ins nächste.

Sinnvoller ist ein System, in dem diese Bereiche von Anfang an zusammenspielen. Genau dafür ist ARGONAUT OS gebaut: CRM, Warenwirtschaft, Rechnungen und Dokumente laufen in einer einzigen, aufeinander abgestimmten Umgebung. Der Kunde, den Sie im Kundenbuch anlegen, taucht automatisch in der Rechnung auf. Das Dokument, das Sie erstellen, liegt am richtigen Ort. Sie pflegen Ihre Daten einmal — und nutzen sie überall.

Sie müssen den Software-Dschungel nicht allein durchqueren. Wenn Sie wissen möchten, welche dieser Bausteine für Ihren Betrieb wirklich zählen, schauen Sie sich ARGONAUT OS in Ruhe an oder sprechen Sie mit uns über Ihre Situation. Wir erklären es Ihnen so, wie Sie es hier gerade gelesen haben: ohne Fachchinesisch, dafür mit Blick auf Ihren Alltag.

Ein System statt zwölf — sehen Sie es live.